Introductie tot boekhouden

1. Introductie: over boekhouden

Ietwat kort door de bocht beantwoordt een boekhouding de volgende vraag: „waar is mijn geld naartoe?”. Daarom is een belangrijk aspect het noteren en capteren van de uitgaven, maar ook van inkomsten. Elke gebeurtenis die leidt tot een wijziging in de financiële toestand dient genoteerd te worden. Dat is ook waar we mee beginnen in de volgende paragraaf. Een ander belangrijk deel is het verdelen van de uitgaven en inkomsten in verschillende categorieën om zo tot inzichten te komen.

Er bestaan verschillende manieren om dit te doen. Hier gebruiken we dubbel boekhouden (wat niet hetzelfde is als een dubbele boekhouding), het gangbaarste systeem. Dit systeem stamt echter uit de tijd van papieren boekhoudingen, wat ons toelaat om met moderne hulpmiddelen een aantal vereenvoudigingen door te voeren.

2. De rekeningen: de bouwstenen van elke boekhouding

Het toonvoorbeeld van een rekening is een bankrekening. Hier beschouwen we een rekening echter breder. Formeel kunnen we een rekening definiëren als een geordende verzameling gebeurtenissen die de financiële toestand van de eigenaar van de rekening beïnvloeden.

Een rekening is altijd initieel leeg. Bij het gebruik van de rekening zal er geld toegevoegd of verwijderd worden. Dit zijn de boekingen, die positief zijn als er geld bijkomt en negatief als er geld afgaat. De som van alle waarden op een rekening is het saldo (meervoud saldi) van de rekening. ¹¹ In het Engels heet dit balance, wat niet verward mag worden met balans in het Nederlands Het initiële saldo van een rekening is dus altijd nul.

Hieronder een visueel voorbeeld van een rekening, die voorgesteld wordt als een tijdlijn (en zoals gebruikelijk in onze contreien van links naar rechts gelezen moet worden). De rekening start met een saldo van nul euro. Saldi zijn aangeduid met een cijfer boven de tijdlijn. Vervolgens zijn er drie boekingen op de rekening: een storting van € 100, € 25 er af en dan nog eens € 200 eraf.

0   /-----\ 100   /----\  75   /-----\  -125
----|+ 100|-------| -25|-------| -200|--------------------->
    \-----/       \----/       \-----/

Na drie boekingen heeft de rekening een negatief saldo. Dit is geen probleem: sommige rekeningen zijn bijna altijd negatief, terwijl andere rekeningen het merendeel van de tijd een positief saldo zullen hebben. Het geheel aan rekeningen wordt het grootboek genoemd, de rekeningen ook soms de grootboekrekeningen.

In een traditionele boekhouding werden negatieve getallen vermeden, omdat deze het rekenwerk bemoeilijkten. Een rekening krijgt dan twee zijden: de debetzijde en de creditzijde. Afhankelijk van de soort rekening worden transacties op een van de twee kanten ingeschreven, zoals op onderstaande tabel. De eerste kolom geeft het soort rekening weer (we bekijken deze rekeningen later nog meer in detail). De tweede en derde kolom geven weer aan welke kant een transactie ingeschreven wordt als het saldo respectievelijk stijft of daalt. De laatste kolom toont welk teken het saldo van de rekening normaal heeft in onze vereenvoudigde boekhouding.

Laten we een transactie bekijken waarbij voor € 10 aan kaas gekocht is. Vereenvoudigd schrijven we €-10 op de activarekening, en €+10 op een kostenrekening. Traditioneel zouden we € 10 op de creditzijde van de activarekening plaatsen, en € 10 op de debetzijde van de kostenrekening.

3. Soorten rekeningen

In de verdere paragrafen wordt besproken hoe bepaalde informatie uit de rekeningen gehaald kan worden. Daarom is het eerst nuttig om na te gaan welke soorten rekeningen dat er bestaan. Merk op dat deze paragraaf deels specifiek voor boekhouden in platte tekst is.

In deze paragraaf komen vijf rekeningen aan bod. Elk van deze rekeningen is eigenlijk een verzameling van andere rekeningen die tot dezelfde categorie behoren. Als we bijvoorbeeld spreken van de "activarekening", bedoelen we alle rekeningen die onder de categorie activa vallen. De rekeningen zijn als het ware opgebouwd in een boomstructuur. Een voorbeeld van deze structuur is:.

rekeningen
├─ activa
│  ├─ huis
│  ├─ bankrekening
│  └─ spaarrekening
├─ passiva
│  ├─ hypotheek
│  └─ lening
├─ uitgaven
│  ├─ onderhoud
│  └─ huisraad
└─ inkomsten
   └─ loon

4. De balans: momentopname van de financiële toestand

Zoals kort aangehaald in de vorige paragraaf bestaan er vele soorten rekeningen. Die kunnen namelijk voor alles gebruikt worden. Voorbeelden zijn gebouwen, inventaris, leningen, bankrekeningen, kassen, inkopen, verkopen, kosten, salarissen, enzovoort.

Twee soorten rekeningen vormen samen de balans, en worden dan ook wel de balansrekeningen genoemd. De balansrekeningen samen vormen dan de balans, het titulair onderwerp van deze paragraaf.

5. Het journaal

Ter herinnering: een balans is altijd in evenwicht. Een balans bestaat de uit de balansrekeningen. Een logisch gevolg is dat de balansrekeningen ook in evenwicht moeten zijn. Dat kan door te eisen dat voor elke boeking op een activarekening, een tegenovergestelde boeking moet gebeuren op een passivarekening.

Een reeks boekingen die samen horen worden een journaalpost genoemd. Elke journaalpost bestaat dus uit minstens twee boekingen: één op een activarekening en één op een activarekening. Het kunnen er echter ook meer zijn. De som van alle boekingen moet nul zijn (of de som van de debetzijde moet gelijk zijn aan de som van de creditzijde).

Een reeks van journaalposten worden dan een journaal genoemd.

6. De resultatenrekening: winst of verlies

De balans heeft een aantal beperkingen om een goed middel te zijn om informatie over de financiële toestand te verschaffen:

Er is bijgevolg nood aan bijkomende informatie, zoals:

We zagen reeds dat bepaalde rekeningen (de activa en passiva) de balansrekeningen vormen. Analoog spreekt men van de resultatenrekening. Deze rekening wordt telkens opgesteld voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld één jaar).

Uit de resultatenrekening wordt belangrijkste onderdeel van het resultaat is de winst of het verlies. Dit is het verschil tussen de som van de opbrengsten en de kosten. Bij personen bestaan de opbrengsten vooral uit lonen, dividenden, winst van beursspeculatie, giften, enzovoort. Tot de kosten behoren alles voor het levensonderhoud, maar ook bijvoorbeeld reizen, aankopen, enz.

De opbrengst is een bron van verrijking voor de persoon wier rekeningen we bekijken. Dit mondt uit in een verhoging van het eigen vermogen. De uitgaven zijn het omgekeerde: deze resulteren in een vermindering van het particulier vermogen.

Uiteindelijk zal het resultaat op de balans in de kolom van de passiva opgenomen worden: een positief resultaat zal het eigen vermogen verhogen, een negatief resultaat zal het eigen vermogen verlagen. Dit wordt de bestemming van het resultaat genoemd.

Een laatste punt is dat een resultatenrekening alleen geïnteresseerd is in het eigen vermogen. Dat verklaart waarom een aflossing van een schuld bijvoorbeeld niet bij de kosten zal staan, aangezien dat geen invloed heeft op het eigen vermogen. De interest op die lening zal daarentegen wel bij de kosten staan.

7. De proef- en saldibalans

Twee hulpmiddelen bij het controleren van de boekhouding zijn de proefbalans en de saldibalans.

De proefbalans is een lijst van alle rekeningen, waarbij voor elke rekening het totaal van de debet- en creditzijde getoond wordt. Bij boekhouden in platte tekst wordt enkel het saldo getoond.

De som van de totalen van de debetzijde van alle rekeningen moet gelijk zijn aan de som van de totalen van de creditzijde van alle rekeningen. Bij boekhouden in platte tekst moet het totaal van de saldi nul zijn.

Deze controle heeft vooral nut als het boekhoudsysteem werkt met een meervoudige registratie van de transacties (bv. in zowel het journaal als het grootboek). Bij een enkele registratie verhindert het programma vaak dat een niet-gebalanceerde transactie geregistreerd kan worden, waardoor de proefbalans altijd zal uitkomen.

De saldibalans is dan een vervolg op de proefbalans: hier worden de saldi van de rekeningen getoond (verschil debet- en creditzijde). Bij boekhouden in platte tekst valt deze balans volledig samen met de proefbalans. Hoewel de meeste programma’s voor boekhouden in platte tekst spreken van een proefbalans (trial balance) is het nauwkeuriger om dit een saldibalans te noemen.

8. Kasstromen: hoeveel geld is er echt?

Een kasstroom brengt de liquide middelen (geld) in kaart. Ter herinnering, een balans toont de financiële toestand op een bepaald moment. De resultatenrekening geeft dan de theoretische winst weer.

Het moge duidelijk zijn dat dit niet noodzakelijk overeenstemt met de kasstroom (cash flow). In het voorbeeld van het bedrijf wordt de machine afgeschreven op tien jaar, maar de uitgave van € 100 000 voor de aankoop zal wel een grote invloed hebben op de kasstroom van het aankoopjaar. Een ander voorbeeld zijn de facturen: als een bedrijf aan zijn klanten facturen ter waarde van een miljoen euro stuurt, zal de resultatenrekening dat miljoen reeds als inkomsten rekenen, ofschoon de klanten soms pas na maanden betalen.

Het kasstroomoverzicht geeft een overzicht van het werkelijke geld, en wordt ook wel de staat van herkomst en besteding der middelen genoemd. Het bestaat uit de inkomsten en uitgaven.

Bij veel bedrijven vormen de balans, de resultatenrekening en het kasstroomoverzicht samen de verplichte jaarrekening die elk jaar bij de Nationale Bank neergelegd moeten worden.

9. Boekhouden in platte tekst

Bij boekhouden in platte tekst (PTA, plain text accounting) wordt een journaal bijgehouden waarin alle journaalposten opgetekend worden. Dit journaal neemt de vorm aan van een tekstbestand.

Het afschaffen van de credit- en debetzijde als voornaamste vereenvoudiging hebben we al gezien. Dan rest enkel nog te overlopen welke soorten rekeningen er zijn om er gebruik van te kunnen maken.

We zagen reeds de vier soorten rekeningen: activa, passiva, opbrengsten en kosten. Deze worden licht anders omgezet bij PTA, waar er vijf soorten rekeningen zijn:

Het valt op dat de categorie passiva in twee gesplitst is: een categorie voor het eigen vermogen en een voor het vreemd vermogen.

Hier heb ik ervoor gekozen om de termen inkomsten en uitgaven te gebruiken, in plaats van opbrengsten en kosten. Dit omdat voor een persoon die nagenoeg samenvallen. Technisch gezien gaat het wel degelijk om de opbrengsten en kosten.

Laten we bijvoorbeeld de kaasaankoop bekijken in PTA:

2021-08-26 * "Delhaize" "Aankoop van kaas"
    Activa:Zichtrekening            -10.00 EUR
    Uitgaven:Kaas                    10.00 EUR

We zien één journaalpost, met datum, ontvanger en beschrijving. Daarna volgen twee boekingen: er is betaald met de zichtrekening, en de uitgaven worden opgetekend.

Een journaal is dan een bestand met een reeks van dergelijke journaalposten. Het programma dat u gebruikt voor het boekhouden in platte tekst (ledger, hledger, beancount, …​) zal dit journaal dan controleren op fouten en desgewenst verschillende rapporten genereren (zoals de balans of de resultatenrekening).

10. Bronnen

Bij het samenrapen van de informatie in dit stuk heb ik gebruik gemaakt van een aantal bronnen: